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如何提升博客工作效率?这12个方法让你立刻增加效率

你是否也有以下症状:预计今天要写完的文章又拖到明天、上网找资料找了两三个小时、不停拿起手机查看社群媒体导致效率低下。

不瞒你说,这基本上是博客的生活写照。

其实写博客本来就是一件很耗脑力的事,我们需要一直输出,并且稳定、有规律地产出内容。

我们真的很努力也很认真写文章了,只是有时候真的很难抗拒手机通知、社群媒体,或是自己的大脑(它想睡觉)。

我知道你想利用有限的时间完成更多事情(更多的文章),但是不知道有那些方法可以完成自己想要的目标。

我自己是白天上班,利用下班时间或假日经营博客,所以对于时间管理、专注力管理与目标安排。

所以接下来,我将提供12种方法让你可以超有效地利用时间!

1、写下目标并做好计划

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美国加州多明尼加大学有研究指出,光是把目标写下来,达成的机率就比不写下来还高三成多。

所以我们第一步要做的,就是把目标写下来。

目标必须符合具体、有时间性、可以测量等条件(有兴趣的话可以搜索SMART法则),例如:

一个月内架好网站
三个月后流量提升至每月2,000人
一年写52篇文章

当你把目标具体地写下来之后,才能更容易地做计划。

比方说,你想在一个月内架好网站,把一个月分割为四周,第一周想好博客名称、第二周购买域名跟主机、第三周将WordPress设定好,第四周用来缓冲。

像这样把大目标拆成小计划,按部就班一点一点完成,就很容易达到目标。

2、规划工作时间

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如果你跟我一样,白天有正职的工作,只能利用下班时间跟假日经营博客,那规划工作时间是你必须学会的技能之一。

扣除上班、吃饭、洗澡、睡觉等,剩下的时间就是我们能好好利用的时间。

你可以试着纪录一整周利用时间的状况,到底平日我们有多少时间能利用,假日又有多少时间能利用。

不要小看纪录时间的重要性,这是可以让你更了解自己如何使用时间的好方法。

诚实地记录下来之后,你可能会很惊讶其实自己浪费了很多时间在划手机跟追剧、或者做一些生产力很低的事情。

在行事历上,把这些可利用的时间预先框好,告诉自己「这些时间是我预约来经营博客用的」。

把写博客的时间当作一天的某个行程,你对这些时间的重视感就会提升。

3、将大工作拆成小份量

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一天当中有很多零碎时间被我们浪费掉,上班通勤的时间、等人的时间、中午吃饭时间、买便当等待的时间。

只有一回家累到倒头就睡的人才有资格说自己没时间,假设你还有时间划手机,那你就是有时间。

只是你的时间被切得很零碎,然后你把这些时间碎片都拿去划手机,所以误以为自己没有时间。

而这个方法的目的,是让我们可以在零碎时间完成一件小事,累积起来就能完成一件大事。

举例来说,我将写文章分成以下小步骤:

决定主题
决定关键字
看完该关键字在搜索引擎第一页的文章
决定标题
决定副标题
决定永久链接
写下Meta Script
写下第一段
填充内容
写下结论
为文章寻找适合的图片
(若有需要)亲自绘制图片
文章上传到WordPress
编辑文章
检查文章SEO
上传文章

在上班通勤的30分钟里,我可以决定文章主题跟决定关键字。

中午在公司边吃饭,边Google我选择关键字的搜索结果如何,把第一页的文章全部看过,把写得好与写不好的地方记录起来。

下班通勤还有30分钟,我就可以决定标题、副标题及永久链接,甚至可以开始写Meta Script或文章第一段。

接下来我去买晚餐,等待的时间我就先思考我的内容要怎么写。

回到家吃饱饭也洗完澡之后,就开始写文章主要内容。

这样是不是比一整天回到家,才打开Word从头开始思考文章还要快进入状况。

身体虽然很累,但神奇的大脑因为一大早就被你植入文章相关资讯,你在工作的同时,大脑其实也同时在思考文章内容,到了晚上要写文章时,就可以立刻开始。

4、先做超重要的事

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先把一天当中超困难的工作做完,之后的事情就会顺利很多。

假设你是上班族,你超重要的事不会是写文章,而是正职工作中的某个任务。

请你一到公司就先把它解决,不要再拖到明天,晚上写文章的时候才不会想到这件事又开始烦恼。

如果今天是假日,这件事可能是「去健身房运动」、「上某堂线上课程的某个单元」、「完成某篇文章」。

挑出一天当中超重要的那件事,不做会影响其他事情/一天整心情的那件事。

当你把这件事做完,你会感到一阵畅快,之后处理剩下的事情就会轻松很多。

5、杜绝分心事物

写文章事一件需要高度专注的工作。

有研究指出,当你在工作时一旦受到干扰,平均需要花费22分钟才能重新回到工作状态。

如果是自己打断自己(文章写到一半拿出手机来滑),平均需要29分钟才能投入工作。

我们要想办法远离那些会让我们分心的事情,你可以从以下几点开始做起:

#1 找到适合的环境

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人类的行为会因为环境有所改变。

生活中有些明显的例子:

便利商店会把畅销产品放在平行于顾客视线内的架上,架子低处放的是比较少见的商品。

肚子饿时候走进厨房,看到一盘饼干,很容易就会拿起来吃。

疫情期间在家工作,如果后面是床,往后一倒就可以偷懒。

试着改变环境,坏习惯也能轻易被改变。

在家写文章让你昏昏欲睡吗?带着电脑去咖啡厅或图书馆工作吧,可以很快进入专心模式。

把自己丢到一个所有人都在努力的环境,如果偷懒或放空会显得格格不入。

#2 把手机放在看不见的地方

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手机可以说是这世纪超伟大的杀时间机器,因为手机的发明,人们不知道浪费了多少时间在手机上。

现在的智慧型手机都会记录你拿起手机的次数,现在哪出手机检查看看,你会很惊讶你一天居然拿起手机这么多次(如果你是iPhone手机,从这个路径可以找到:设定→萤幕使用时间)。

举我自己的例子,2022年2月24日星期四,我拿起手机167次,总使用时数是6小时18分钟。真是个可怕的数字!

工作、写文章的时候尽量把手机摆在看不见的地方。光是这个动作,你就能夺回许多属于你的宝贵时间。

如果你有不得已的原因必须把手机放在旁边(等待家人电话之类的),那至少要关闭各种社交媒体的通知,尤其是Line、Instagram、Messenger等。

#3 限制使用社群媒体的时间

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专注力会随着你怎么使用而消耗掉。

过去,我也以为休息时间看一下IG、回一下Line讯息没关系,但其实社群媒体是偷走我们专注力的超大元凶。

这是因为,人类从史前时期就是喜欢八卦与热爱分享的动物。

在人类大历史这本书中,提到远古时期,我们的智人祖先在身形上,与其他人类物种相比并没有什么特别出众的优势。

但为什么超终智人称霸了全世界?

是因为智人擅长搜集资讯,讲简单一点就是我们喜欢分享,也喜欢八卦,能将极其复杂的资讯散播出去。

加上团结以及组织的力量,终于战胜高大又四肢健壮的尼安德塔人。

社群媒体就是利用人类这个「强项」,在平台上集结各种有趣的资讯。

现代人类已经不用将注意力花在是否有狮子准备冲过来攻击我们,我们就很容易将注意力放在一台24小时自动供应全世界的八卦消息,还自体发光的闪亮亮金属物品上。

不要小看社群媒体偷走你专注力的功力,这些APP是由全世界超聪明的人发明的,我们能做的,就是减少对于社群媒体的专注。

当然也不是叫要把社群媒体删掉,那很容易造成饥不择食的效果(太久没用,下一次开始使用就用超久)。

我们可以限制每日使用社群媒体的时间(同样可以在手机做设定),当时间一到,手机就会自动关闭APP。

#4 使用番茄钟工作法

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番茄钟工作的原理,是让你有足够的工作时间及休息时间。

原本我对这个工作法没什么兴趣,但试过一次之后发现它真的很神奇!

我会设定45分钟的工作时间以及15分钟的休息时间,然后在45分钟的工作时间内,只做一件事。

这件事可能是白天工作中的客户报告、电话会议、搜集资料、专业学习,也可能是写文章、找资料、回覆读者邮件。

如果在这45分钟内,有我手头上的事以外的事情发生、或想到什么该做的事,我会先把它写下来,等到休息的15分钟再安排时间去做。

为什么要设定工作时间及休息时间?

一直不间断地工作,大脑会疲劳,工作过久通常注意力也很难集中,工作效率也会降低。我们需要休息时间让大脑喘息,休息一下可以让大脑好好恢复。

现在有很多番茄钟的工具可以使用,因为前面才建议大家要把手机放在视线之外,所以我这里要推荐的番茄钟工具是电脑版的,叫做「Pomodor」,不需要注册,离线也可以使用。

6、不要过度使用Google Analytics

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这很常发生在博客新手身上,因为太想知道自己的网站有多少人来访、他们都在看哪篇文章、网站停留时间与跳出率的状况。

我以前使用Google Analytics的时数比IG还久,还因为这样有点焦燥,晚经常睡不着,一闭上眼睛就是数字。

直到后来我才慢慢体认到,一直查看Google Analytics完全是浪费时间,我没办法对那些数据做及时的改善,甚至因为新网站的关系,数据不足根本无法判断现阶段网站的状况是好或坏。

不如把时间花在提供读者价值来的有帮助。

现在,我只会每天关注一下昨天的流量,然后就关掉了。

其他时间除非需要(哪些文章流量太少需要更新之类),不然我很少打开Google Analytics。

7、使用任务管理工具(我用Notion)

你可能会以为大公司或忙碌的主管才会需要任务管理工具,但其实博客也需要,任务管理工具能帮助我们组织想法、规划内容、追踪进度。

我推荐大家使用任务管理工具来做博客的管理,像Asana、Trello、Notion都是很棒的工具。

我使用Notion作为我的任务管理工具(事实上,Notion管理我生活上的所有事情),所有的灵感、关键字研究、文章进度、品牌视觉、资源等都放在这里。

我只要打开一个工具就能找到所有需要的东西,我也只需要把所有东西丢到同一个地方。

8、制作专属SOP工作流程

SOP能让事情做得更好也更有效率,也能确保所有需要做的事情都有做到。

以前刚开始写文章的时候,准备工作就花了一半的时间,光是思考下一步要做什么就花很多时间,然后常常遗漏一些重要的事情。

接着我发现很多工作是重复的,我就把这些事项列出来,变成超初版的SOP。

随着我学到的东西越多,我的SOP也不断地在修改与优化。

SOP帮助我在工作忙碌的时候,告诉我现在该做什么,下一步该做什么。

你也可以建立一份属于自己的SOP工作流程表。

9、找出自己的生理黄金时段

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有些工程师喜欢在半夜Coding、有些作家喜欢在清晨写作,这些都是生理黄金时段的应用。

专注力跟生理状态有很大的关系,每个人都有属于自己的生理黄金时段。

生力黄金时段的专注力会超好,精力也会超旺盛,在这个时段做超花脑力的事情超适合。

要如何找到自己的生理黄金时段呢?

超简单的方式就是纪录每小时自己的精力状况,用打分数的方式记录下来,大概纪录个一两周差不多就OK了。

你可以寻找这几天当中哪个时间段分数超高,把这个时间预约下来写文章。

生理黄金时段可能会随着你的生活习惯有所改变。

例如,我现在的黄金生理时段在晚上八点到十一点半,我通常会在这个时间段经营博客。

假设我现在离职了,拥有更多时间之后,我就要重新寻找我的生理黄金时段,说不定下午两点到六点这段时间精神更好。

10、不要轻易受到诱惑

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在经营博客的路上,你会遇到很多诱惑,这些诱惑都可能会阻挠你前往你想要到达的目标。

可能是发现另一个博客经营的利基市场看起来很赚钱,自己也有一点点兴趣,想着是不是要换利基。

可能是看到FB上的朋友买NFT赚了一大笔,就想开始研究加密货币。

可能是看到某个广告告诉你还有另一种网络赚钱的方式,你想去学习。

你去做了以上的事情,都不能算错,但时间与精力就会被分散。

你要谨慎评估自己是否有那个能耐,把经营博客的时间拨一点出来。

如果你的博客才刚开始经营,我其实会建议你先专注在经营博客上,其他事情先放一边。

因为一件事情都还没成功,为什么做第二件事情你就有把握会成功呢?

我们在看不到尽头、不知道做到哪里算成功的时候,会觉得时间很漫长,好像永远都走不到目标。这时候超容易选择放弃。

我认识一个人,他把每件事都做到极致之后,才会去做下一件事,然后也做到极致,一直不断循环。

他做每一件事大概都花一年到一年半的时间,但是他是全职经营自媒体,不用去上班,他有很多时间专注在自己想做的事情上面。

也就是说,当你想放弃、想发展其他路的时候,先思考你经营博客多久了?是不是才3个月、6个月、9个月?是不是因为白天要上班,只能用晚上的时间经营?

如果是的话,我想请你继续坚持下去,专心经营一个博客,至少一年半至两年的时间,再思考增加第二件事情来做。

除非,你已经非常确定不想再经营博客,想找其他赚钱方式,那当然没问题,不要浪费时间也是正确的。

11、适当休息

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在经营博客的时候,大部分的人都是利用下课或下班时间经营,时间都不够了,怎么可能好好休息。

我曾经也是这样想的,在经营旅游博客的时候,我超常对自己说的一句话就是:「我不用休息,为什么要休息?」然后一直逼迫自己写文章。

有一天,我发现就算我花这么多时间经营博客,写出来的文章很多都是为写而写,不一定能真正达到读者需要的,造成另一种效率低下(虽然有产出,但成效不好),那样的我写不出好看的文章。

效率低有时候是因为你给自己的压力太大了,身体与大脑已经为你工作好久,他们需要休息。

要休息多久,要看压力有多大。有时候可能吃个下午茶就恢复精力,可以继续经营博客,有时候可能需要三天两夜的小旅行,去户外真正的放松身心。

结论

工作效率及生产力是博客们必须习得的一项技能。

事情做不完、时间不够、拖延症等都是我常常遇到的状况,也很积极的想改善,所以才会研究出这么多个提升效率的方法。

因为经营博客没有老板督促、没有同事竞争,学习、经营、产出都只能靠自己完成。

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